Administração

Há dias em que, parece, por mais que uma pessoa trabalhe, o serviço não rende. Descuido do profissional? Falta de planejamento? Não há uma resposta simples para isso, mas, muito provavelmente, o problema esteja na maneira de gerenciar as tarefas e de se autogerenciar. Para gerente de Marketing Maria Clara Ruiz, gestão é correr atrás de metas. “O cérebro se desenvolve melhor com base em metas e é mais fácil decidir o que se vai ou não fazer quando se tem objetivos definidos”.

Isso colocado, a gerente dá dicas de como ser mais produtivo em seu trabalho de modo a atingir essas metas.

1 - Para conquistar uma meta é preciso de planejamento e disciplina. Planejamento envolve listar tudo o que é preciso ser feito. Já a disciplina é se policiar para fazer tudo o que precisa ser feito, mesmo que sejam tarefas que não agradam muito a quem tem de cumpri-las, sem procrastinar.

2 - Produtividade abrange mais do que cumprir mais tarefas em menos tempo. Tem sim a ver com fazer aquilo que é necessário. De acordo com alguns especialistas em produtividade, as coisas necessárias que fazemos giram em torno de 30% do tempo, isso significa que podemos aumentar a produtividade em pelo menos 70%.

3 - Na administração do tempo não existe fórmula mágica, nem padrão. A tirania das urgências está na falta ou distorção das prioridades, portanto é preciso organizar as tarefas em ordem das prioridades.

4 - Tarefas importantes geram resultados. Tarefas urgentes são mandatórias, necessárias, imediatas, circunstanciais. 77% das urgências um dia foram tarefas importantes, mas não foram realizadas no devido tempo. Apenas 23% das demandas fogem do controle pessoal, não são planejadas, já nascem urgentes.

5 - O indivíduo multitarefa prejudica a própria produtividade. É preciso agrupar as tarefas ao longo do dia ao invés de dispersá-las. Desse modo a jornada de trabalho vai render muito mais.

6 – É necessário entre 15 e 20 minutos para uma pessoa voltar ao estado de concentração após alguns momentos de dispersão. Para ganhar tempo e ser mais produtivo, agrupe as tarefas rotineiras e ocasionais em blocos de tempo. Exemplo - reuniões, telefonemas, correspondências, atendimento de subordinados etc.

7 - Delegue, reduza ou ignore os itens de menor importância.

8 - Planeje o curto prazo pelo menos com três dias de antecedência.

9 - Planejamento é sempre futuro. O futuro é mais importante do que o passado porque é lá que são colocadas as metas. Mas, mais importante ainda é alcançar as metas e tornar o futuro o presente, a realidade.